Kierownik Działu Administracyjno-Technicznego

p.o. Ewelina Benderz
e-mail: ewelina.benderz@ibprs.pl
tel. 22 606 37 10, 22 848 09 10

Zakres działania:

• prowadzi całokształt spraw związanych z administracją i obsługą techniczną mienia Instytutu w zakresie niezastrzeżonym dla innych jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk;
• zapewnia sprawność techniczną i eksploatacyjną infrastruktury, nieruchomości i majątku ruchomego Instytutu;
• zapewnia modernizację i remont nieruchomości i infrastruktury oraz sprawuje nadzór nad pracami prowadzonymi przez wykonawców zewnętrznych;
• prowadzi sprawy związane z najmem powierzchni lokalowych, magazynowych, miejsc postojowych oraz przeznaczonych do świadczenia usług parkingowych;
• prowadzi rozliczenia mediów i usług telekomunikacyjnych;
• zapewnia ochronę mienia i osób;
• prowadzi sekretariat Dyrektora;
• prowadzi centralny rejestru umów;
• prowadzi archiwum akt;
• prowadzi gospodarkę transportową wraz z drobnym zaopatrzeniem;
• prowadzi obsługę kancelaryjną Instytutu;
• przeprowadza prace konserwacyjne oraz drobne prace remontowe zapewniające ciągłość sprawności technicznej i eksploatacyjnej infrastruktury i majątku Instytutu;
• zapewnia materiały do prac konserwacyjnych lub remontowych prowadzonych przez pracowników DA,
• prowadzi sprawy związane z gospodarką magazynową;
• prowadzi sprawy związane z gospodarką odpadami,
• prowadzi sprawy związane z likwidacją środków trwałych,
• współpracuje z Urzędem Dozoru Technicznego oraz innymi urzędami lub organami władzy publicznej w zakresie działalności merytorycznej działu;
• przygotowuje i tworzy warunki organizacyjno-techniczne do planowania i realizacji zadań obronnych oraz warunków niezbędnych do funkcjonowania Systemu Stałego Dyżuru Instytutu i Stanowiska Kierowania Dyrektora Instytutu oraz przedsięwzięć systemu zarządzania kryzysowego;
• współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji prac w dziale, w tym m.in. wynikających z dokumentacji systemu zarządzania obowiązującej w Instytucie.

Główny Księgowy
mgr Magdalena Boguszewska
tel. +48 22 606 37  23
tel. kom. +48 661 412 669
e-mail: magdalena.boguszewska@ibprs.pl

Zakres działania:

• bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie sprawozdawczości w sposób umożliwiający:
  • prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
  • terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych;
• prowadzenie rachunkowości Instytutu zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o finansach publicznych i wewnętrznymi procedurami;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych;
• dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych;
• wystawianie dokumentów sprzedaży towarów i usług;
• przyjmowanie gotówki i dokonywanie wypłat gotówkowych (obsługa kasy);
• prowadzenie rozliczeń finansowych z tytułu zobowiązań IBPRS-PIB;
• sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych IBPRS-PIB oraz poddanie ich badaniu przez biegłego rewidenta;
• prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz z Urzędem Miasta;
• sporządzanie miesięcznych rozliczeń związanych z działalnością Instytutu lub działalnością jednostek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk;
• sporządzanie miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań dla GUS;
• prowadzenie ewidencji składników majątku trwałego i obrotowego zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• organizowanie inwentaryzacji składników majątku Instytutu

Kierownik: 
mgr inż. Anna Nurek
tel. +48 22 606 38 59
fax. +48 22 849 04 26
e-mail: anna.nurek@ibprs.pl

Zakres działania:

• realizację polityk związanych z systemem zarządzania zgodnym z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025 i nadzór nad funkcjonowaniem tego systemu;
• koordynację prac związanych z opracowywaniem planów, sprawozdań oraz ankiet w zakresie informacji dot. działalności laboratoryjnej spełniającej wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17025;
• koordynację działań związanych z określeniem danych dot. opłat za udział w krajowym systemie akredytacji oraz przekazywanie stosownych dokumentów do Polskiego Centrum Akredytacji;
• wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie systemu zarządzania w jednostkach organizacyjnych objętych Certyfikatem Akredytacji;
• zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania (Księgą Jakości i Księgą Procedur Ogólnych) opracowaną zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025;
• weryfikację treści dokumentów będących wynikiem realizacji Procedur Ogólnych, m.in. raportów z auditów wewnętrznych, przeglądów zarządzania, protokołów dot. działań korygujących, doskonalących, prac niezgodnych z wymaganiami oraz odstępstw;
• utrzymanie i zarządzanie programem auditów wewnętrznych;
• organizowanie przeglądów zarządzania, m.in. przygotowanie programu przeglądu, materiałów roboczych i opracowanie raportów z przeglądów;
• uruchamianie i nadzorowanie działań korygujących/doskonalących po przeglądach zarządzania oraz auditach;
• prowadzenie szkoleń wewnętrznych w zakresie systemu zarządzania;
• koordynację prac związanych z opracowywaniem dokumentów wymaganych przez jednostkę nadzorującą działalność laboratoriów akredytowanych;
• przygotowywanie sprawozdań wymaganych przez PCA;
• opracowywanie wniosków związanych z utrzymaniem i przedłużeniem akredytacji;
• analizę zmian w dokumentach wydawanych przez jednostkę akredytującą, a związanych z działaniem laboratoriów badawczych;
• utrzymywanie kontaktów z jednostką akredytującą laboratoria badawcze;
• reprezentowanie IBPRS-PIB w Klubie Polskich Laboratoriów Badawczych „POLLAB” oraz w Klubie Polskie Forum ISO 9000.
• .

Kierownik
mgr Iwona Gogolińska
tel. +48 22 606 36 68
kom. +48 609 037 800
fax. +48 22 849 04 26
e-mail: iwona.gogolinska@ibprs.pl

Zakres działania:

• organizowanie działalności naukowej i badawczo-rozwojowej Instytutu, w szczególności koordynacji badań, planowania, sprawozdawczości i kontroli formalnej wykonania prac (karty tematów, sprawozdania i protokoły odbioru tematów);
• zapewnienie jednostkom organizacyjnym prowadzącym działalność naukowo-badawczą kompleksowego wsparcia w zakresie przygotowania wniosków o dofinasowanie projektów badawczych, inwestycyjnych, szkoleniowych i innych finansowanych ze źródeł krajowych oraz zagranicznych;
• obsługę formalno-finansową projektów realizowanych w IBPRS-PIB;
• opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu oraz rocznego planu badań naukowych i prac rozwojowych;
• przygotowywanie opracowań dotyczących działalności Instytutu na potrzeby MRiRW, MNiSW, RGIB i in.;
• opracowywanie wniosków i raportów do MNiSW dotyczących m.in. subwencji na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego oraz przyznania środków finansowych na zakup, wytworzenie lub rozbudowę aparatury naukowo-badawczej i innych;
• prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów o współpracę w zakresie badawczo – rozwojowym z sektorem przedsiębiorstw;
• tworzenie i utrzymywanie baz danych;
• wydawanie czasopisma naukowego „Food Biotechnology and Agricultural Sciences”;
• przygotowanie bibliografii publikacji pracowników naukowych IBPRS-PIB;
• kontrolę terminowości opłat za zgłoszenia wynalazków oraz kontrolę okresów ochronnych;
• przygotowywanie planu szkoleń zewnętrznych, konferencji (krajowych i zagranicznych) i ich obsługę pod względem organizacyjnym i formalnym;
• opracowywanie, we współpracy z jednostkami organizacyjnymi lub samodzielnymi stanowiskami oraz obsługą prawną Instytutu, projektów Zarządzeń Dyrektora;
• opracowanie materiałów informacyjnych i reklamowych dotyczących działalności Instytutu;
• tworzenie i upowszechnianie informacji o działalności Instytutu za pomocą mediów społecznościowych;
• aktualizację informacji umieszczanych na stornie internetowej Instytutu oraz BIP na podstawie zapotrzebowania zgłoszonego przez właściwą jednostkę;
• upowszechnianie i promocję osiągnięć naukowych i badawczo-rozwojowych IBPR-PIB m.in. poprzez targi, wystawy na podstawie informacji przekazanych przez właściwe jednostki organizacyjne;
• prowadzenie Rejestru Zarządzeń Dyrektora i Rejestru pism okólnych;
• publikacja Zarządzeń Dyrektora i pism okólnych;
• wsparcie zakładów merytorycznych w zakresie opracowania statystycznego wyników badań realizowanych w IBPRS-PIB oraz współpracę z jednostkami organizacyjnymi prowadzącymi działalność naukowo-badawczą w zakresie analiz statystycznych.

Kierownik

mgr Agnieszka Uścińska
tel. +48 22 606 37 02
tel. kom. 885 304 077
e-mail: agnieszka.uscinska@ibprs.pl

tel.   +48 22 606 36 87
e-mail: kadry@ibprs.pl

• naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac i rozliczanie wynagrodzeń osobowych i bezosobowych;
• naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac wynikających z innych tytułów prawnych obowiązujących w Instytucie (fundusz socjalny, ryczałty samochodowe, inne);
• weryfikację miesięcznych zestawień roboczogodzin pracowników poszczególnych zakładów z uwzględnieniem list obecności, delegacji oraz absencji pod kątem rozliczania realizowanych projektów;
• przygotowanie dokumentów związanych z powierzeniem pracownikom zadań w projektach w zakresie merytorycznym działu;
• przygotowanie danych kadrowo-płacowych na potrzeby sprawozdawczości dla MRiRW i innych instytucji;
• obliczanie zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, wychowawczych, wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz prowadzenie prawidłowej dokumentacji w tym zakresie;
• obliczanie i rozliczanie składek ZUS za pracowników i pracodawcę oraz składek zdrowotnych od wszystkich wynagrodzeń, do których obowiązują przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych w obowiązujących prawem terminach;
• prowadzenie rozliczeń pracowników z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i PPK i innych rozliczeń uznaniowych związanych z pracownikami (np. obciążenia komornicze, ubezpieczenia dobrowolne);
• sporządzanie, na podstawie przekazanych przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność badawczą i naukową rozliczeń czasu pracy, zestawień stanowiących podstawę do podziału wynagrodzeń na poszczególne tematy/projekty;
• sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz zaświadczeń do celów emerytalnych i rentowych;
• prowadzenie obsługi spraw osobowych pracowników Instytutu w oparciu o przepisy prawa pracy, w tym m.in.:
  • prowadzenie całokształtu spraw formalnych związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków pracy z pracownikami,
  • prowadzenie akt osobowych,
  • nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Regulaminu Pracy w zakresie merytorycznym działu,
  • zgłaszanie pracowników (oraz innych osób na podstawie odrębnych przepisów) do ubezpieczenia społecznego,
  • wydawanie zaświadczeń pracownikom oraz wykonywanie innych czynności dotyczących spraw pracowniczych, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz zarządzeń i poleceń Dyrektora Instytutu;
• współpracę z komisją socjalną w zakresie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
• współpracę z Urzędami Pracy w zakresie rekrutacji pracowników oraz organizowania staży dla osób bezrobotnych;
• sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia – zgodnie z wytycznymi GUS;
• prowadzenie spraw związanych ze stażami i praktykami zawodowymi uczniów oraz studentów wyższych uczelni;
• współpracę z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie wyłączenia na wniosek pracowników Instytutu od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
• współpracę ze Specjalistą ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w zakresie badań wstępnych, kontrolnych i okresowych;
• prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej
• współpracę z jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji prac działu, w tym m.in. wynikających z dokumentacji systemu zarządzania obowiązującej w Instytucie.

mgr Ludwik Najdychor
tel.: +48 606 172 990
e-mail: ludwik.najdychor@ibprs.pl

Kierownik
mgr Ludwik Najdychor

tel. +48 22 606 39 54
fax. +48 22 849 04 26
e-mail: ludwik.najdychor@ibprs.pl

Zakres działania:

• Zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;
• Zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;
• Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
• Okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów;
• Opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych i nadzorowanie jego realizacji;
• Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
• Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających wobec pracowników Instytutu;
• Przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających;
• Wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa po zakończeniu zwykłego postępowania sprawdzającego;
• Wydawanie zaświadczeń stwierdzających odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;
• Współpraca (w zakresie realizacji swoich zadań) z właściwymi jednostkami i komórkami służb ochrony państwa;
• Podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamiając o tym Dyrektora Instytutu, a w przypadku naruszenia przepisów oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą, również właściwą służbę ochrony państwa;
• Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych;
• Opracowywanie Planu Operacyjnego Funkcjonowania Instytutu;
• Sprawowanie nadzoru nad szkoleniem obronnym w Instytucie;
• Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Marek Maszewski
tel. +48 608 229 559
e-mail: marek.maszewski@ibprs.pl

Stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP) odpowiada za prawidłową realizację zadań służby BHP określonych w bezwzględnie obowiązujących przepisach, w szczególności w na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy z dnia 2 września 1997 r. (Dz.U. Nr 109, poz. 704).

Starszy Specjalista
prof. dr hab. Zbigniew J. Dolatowski

tel.  +48 22 606 37 30
fax: +48 22 849 04 26
tel. kom.: +48 724 420 200
e-mail: zbigniew.dolatowski@ibprs.pl

Zakres działania:

• reprezentowanie Instytutu w sprawach związanych ze współpracą z Krajowym Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego (KOWR) oraz Wojewódzkimi Ośrodkami Doradztwa Rolniczego (ODR);
• przygotowywanie oferty wdrożeń do praktyki rolniczej;
• koordynację współpracy jednostek organizacyjnych prowadzących działalność naukowo-badawczą z KOWR i ODR;
• sporządzanie sprawozdań ze współpracy Instytutu z KOWR i ODR;
• monitorowanie zmian legislacyjnych, w tym w zakresie bezpieczeństwa żywności, wprowadzanej do obrotu w ramach rolniczej sprzedaży detalicznej.

Kierownik Działu Zamówień Publicznych
mgr Anna Górska

tel. 22 606 38 37
tel. kom. +48 608 301 655
e-mail: anna.gorska@ibprs.pl

Zakres działania:

• prawidłową realizację w Instytucie procedur udzielania zamówień publicznych (do których znajduje zastosowanie ustawa – Prawo zamówień publicznych, zamówień o wartości poniżej progu stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz zamówień zwolnionych ze stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych na innej podstawie niż wartość), w tym w szczególności poprzez:
  • weryfikację obowiązku stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych w przypadku realizowanych przez komórki organizacyjne dostaw, usług lub robót budowlanych,
  • przygotowywanie dokumentacji w procesie udzielania zamówień publicznych oraz koordynacja postępowania we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi,
  • prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane oraz realizację zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
  • koordynowanie procesu zawierania umów o udzielenie zamówień publicznych;
• przygotowywanie regulaminów, procedur i projektów zarządzeń dot. zamówień publicznych;
• weryfikację wniosków komórek organizacyjnych dot. zamówień publicznych, w zakresie zgodności z wymaganiami ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznymi przepisami i określanie odpowiednich trybów postępowań;
• koordynację i nadzór nad prawidłową pracą komisji przetargowych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego;
• przechowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych realizowanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i regulaminu udzielania zamówień publicznych;
• kontrolę dokumentów finansowo – księgowych pod kątem zgodności udzielonego zamówienia publicznego z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i regulaminu udzielania zamówień publicznych;
• prowadzenie rejestru zamówień publicznych, do których znajduje zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych i regulamin udzielania zamówień publicznych;
• prowadzenie sprawozdawczości związanej z zamówieniami publicznymi;
• koordynowanie i przygotowywanie planu zamówień publicznych i planu postępowań o udzielenie zamówienia w Instytucie;
• prowadzenie spraw Instytutu z zakresu zaopatrzenia;
• planowanie i bieżącą realizację zakupów na podstawie zaakceptowanych wniosków zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych;
• monitorowanie oraz weryfikację realizacji zamówień u wykonawców;
• kontrolę dokumentów dotyczących rozliczeń z wykonawcami;
• nadzór i wsparcie komórek organizacyjnych w procesach zwrotów i reklamacji;
• prowadzenie rejestrów, sporządzanie raportów oraz przechowywanie dokumentacji dotyczącej zaopatrzenia.